A folha de pagamento é um documento comum para quem trabalha na parte financeira e de gestão de uma empresa. Ela precisa existir em todas as empresas que possuem colaboradores. Mas, para elaborar uma corretamente, é preciso conhecimento.

O documento garante os valores repassados pelos serviços prestados e serve como comprovante das transações entre trabalhadores e a empresa.

Para conhecer melhor a esse documento, entender o que é, como funciona e de que forma é possível automatizar esse documento, confira o texto completo abaixo:

Folha de pagamento: o que é?

As empresas registram as movimentações e atividades de cada colaborador dentro de uma companhia por meio da folha de pagamento.

O documento também é conhecido como holerite ou contracheque e serve para registrar as movimentações e atividades de cada funcionário dentro de uma empresa. Com ela, são demonstrados todos os rendimentos e descontos que o funcionário teve no mês.

Para empresas, é um documento importante de gestão porque permite a visualização das informações consolidadas de todos os colaboradores, facilitando a avaliação do impacto financeiro que a parte das equipes causa na vida financeira geral do negócio.

Gerar mensalmente a folha é uma obrigação no Brasil desde 1999, quando saiu uma legislação (art. 225 do Decreto 3048/1999) sobre o assunto.

Qual a importância da folha de pagamento?

Toda empresa precisa gerar a folha obrigatoriamente. Contudo, essa obrigação pode ser encarada como positiva para as companhias. Isso porque, ao elaborar esse documento, é possível ter uma visão mensal de como anda os gastos com colaboradores e, a partir daí, avaliar se está valendo a pena cada setor ou cargo estipulado, assim como saber quando é possível, financeiramente, expandir as contratações para os times ou proporcionar reajustes salariais.

Esse documento funciona como um raio-x sobre a parte de pessoas de uma empresa.

Além de conhecimento da legislação, elaborar uma folha exige o entendimento de todos os cálculos, uma vez que é preciso obter os valores dos rendimentos e descontos legais de forma correta.

Como acontece o cálculo da folha de pagamento?

A folha é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário:

• salários
• vencimentos
• descontos
• bônus.

Nesse cálculo, devem entrar itens como as horas extras, os descontos de benefícios – vale-transporte e alimentação, por exemplo, e a incidência de impostos.

É importante que os trabalhadores, ainda que não sejam contadores, entendam a linguagem da folha de pagamentos para conferir se tudo está devidamente registrado e correto em seus holerites.

Confira como fazer o cáculo:

Passo 1 –  O colaborador deve ser classificado de acordo com sua categoria. Esta, por sua vez, é regulamentada por uma Convenção Coletiva, a partir da qual devem ser seguidas as normas base para calcular os valores da folha.

Passo 2 – É preciso analisar a folha de ponto de cada funcionário, onde devem estar documentadas horas trabalhadas, horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado, por exemplo. Também é necessário checar se houve faltas no mês e se elas foram justificadas.

Quando há justificativa da ausência, através de atestado médico em caso de doença, por exemplo, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser feito o desconto no pagamento bruto.

Passo 3 – No cálculo da folha, devem ser contabilizados os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) , para assegurar os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário, além de outros encargos sociais, como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) . Com base nesse cálculo, é feito o desconto do Imposto de Renda.

Passo 4 – Também é necessário descontar os valores de benefícios legais, a exemplo do vale-refeição, vale-transporte ou contribuição sindical, para então identificar o valor líquido a ser repassado ao trabalhador no fim do mês.

O que deve constar na folha de pagamento?

Segundo a legislação Brasileira, precisam ser discriminadas as seguintes informações na folha de pagamento:

• nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
• cargo, função ou serviços prestados;
• parcelas integrantes da remuneração;
• parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
• o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• os descontos legais;
• a indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Folha de pagamento: automação

Esse trabalho mensal de elaborar a lista de remuneração paga a trabalhadores pode ser facilitado quando a tecnologia se torna uma aliada. Há diversos sistemas no mercado que fazem grande parte do processo de forma automatizada, liberando mais tempo dos colaboradores para outras tarefas.

Quando for escolher um sistema para usar no seu negócio, avalie qual ajudará melhor na redução de erros no momento da elaboração da folha.

O cálculo da folha feito à mão se torna cada vez menos vantajoso à medida que a empresa cresce. Isso porque, cada colaborador possui suas peculiaridades, como valor de salário, quantidades de horas extras, descontos específicos e até adicionais diferentes, se tornando uma perda de tempo e produtividade para equipes que não trabalham com sistemas de automação da folha, além de gerar uma sobrecarga nos trabalhadores do setor.

Fazendo manualmente esse cálculo, corre-se o risco, também, de ocorrerem erros, uma vez que são muitas informações. E esses mesmos erros podem acabar se tornando grandes problemas para a empresa.

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento: entenda

Definida pelo artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho e pelo artigo 255 do decreto 3048/1999, o processamento da folha é uma tarefa obrigatória para todas as empresas.  Ela tem uma função operacional, fiscal e contábil e discrimina o salário bruto e o salário líquido que o profissional receberá a cada mês.

Art. 225 diz que a empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Além disso, a essa relação de gastos com pessoal funciona como um tipo de “histórico” de trabalho dos profissionais e, por isso, é fundamental para os processos de financiamento de automóveis e de aposentadoria, por exemplo.

Dessa forma, é essencial que as empresas tenham a documentação de folha de pagamento em dia e estabeleçam um processo eficaz para a elaboração do documento.

Desconto em folha: como funciona?

Os descontos feitos em folha são, em sua maioria, parte da contribuição com tributos federais e estaduais, deduções que dizem respeito a outros benefícios que o empregado tem dentro da empresa.

Podem ser descontos correspondentes a:

INSS  – O desconto é realizado para garantia dos benefícios da aposentadoria.

Faltas e Atrasos – ausências não justificadas pelo trabalhador (sem atestado ou comprovantes) poderão ser descontadas do salário.

Vale transporte – a empresa deve conceder esse valor ao funcionário que optar por receber o vale transporte.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) – é um desconto compulsório sobre o rendimento assalariado.

Lembrando que ainda podem existir outros descontos como vale-refeição ou plano de saúde, a depender da empresa.

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu o que é uma folha de pagamento e qual o papel dela dentro de uma empresa. Ficou por dentro do que deve ter de informações no documento e os descontos que podem ocorrer. Além disso, entendeu o que diz a legislação sobre essa obrigatoriedade, instituída desde 1999.

É importante lembrar que essa relação de gastos com pessoal tem um papel importante e que vai além de informar o trabalhador sobre a situação financeira dele na empresa. É um documento que pode ser usado nas tomadas de decisões estratégicas.

Por meio do raio-x que a folha representa em relação a gastos com pessoal, é possível ter um visão em relação a possíveis reduções de custos ou se há uma sobra que permite aumentar o quadro de funcionários, por exemplo.

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